芳名帳は、参列者のお名前を後で正しくたどり、お礼を伝えるための記録です。家族葬では誰にどの項目まで書いていただくかを喪家で決め、受付後の保管先も整えておきましょう。
目次
お礼の連絡に必要な範囲で、氏名や連絡先の記入をお願いします。受付で混雑しないよう、記入例と筆記具を用意します。
帳面を持ち帰る人を決め、名札や供花の記録と分けて保管します。後から見返すときは、喪家の必要な方だけで扱います。
後日お礼状を送る予定なら住所が必要になりますが、顔見知りの親族だけで見送るときは、必要な欄が異なります。「後日何に使うか」を喪家に聞き、氏名、勤務先、住所などを一律に求めすぎないようにします。記入例があると、受付で一人ずつ説明する時間を短くできます。
夫婦や家族で参列された場合、一世帯で一行にするか個人で記入するかも喪家の方針に合わせます。代表者として香典を預かった方は、参列者本人の情報と、託された方の情報が混ざらないよう分けて記録します。
記入直後なら「こちらの漢字でよろしいですか」とその場で確認できます。帳面は受付の机に置いたまま退出せず、保管担当へ直接渡します。後日、供花の名札や香典の記録と照らす際も、同じ名字の方を推測でまとめず、確認できた関係を記録してください。
「芳名帳は二冊、親族用と一般用です。○○様のご住所だけ確認待ちです」と保管担当に手渡します。確認中の項目は書き足さず別紙に控え、後から連絡する方が事実と推測を見分けられるようにしてください。
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